Note : Pour alléger le texte et en faciliter la lecture, le masculin est utilisé pour désigner toute personne quel que soit son genre.

1       Mise en contexte

Le respect de votre vie privée est un élément important de l’engagement de Médecins francophones du Canada (ci-après « l’Association ») à vous offrir un excellent service. Dans un but de transparence, l’Association a consigné par écrit dans cette Déclaration relative aux renseignements personnels (ci-après « Politique ») ses pratiques en vigueur, afin de souligner son engagement à protéger vos renseignements personnels qui se retrouvent sous son contrôle, conformément aux dispositions législatives en vigueur.

La dernière mise à jour de la présente Politique a été effectuée le 1^er mars 2024. Étant donné que l’éventail des services que nous offrons continue de s’élargir, l’Association révise régulièrement ses politiques et procédures, au regard des lois qui touchent le fonctionnement de ses affaires. Il se pourrait que nous apportions occasionnellement des changements à la présente Politique, afin qu’elle demeure conforme à la loi. Nous vous recommandons de vérifier régulièrement notre section Politique de confidentialité de notre site Web www.medecinsfrancophones.ca pour vous assurer de prendre connaissance de la version à jour de notre Politique.

1.1      Portée de la Déclaration

La présente Déclaration porte sur le traitement des renseignements personnels que nous recueillons et utilisons dans le cadre des fonctions de l’Association, notamment les renseignements recueillis par le biais du Site Web, et décrit comment cette information est recueillie, utilisée et conservée de manière sûre, puis détruite adéquatement. Elle s’applique à tous les renseignements personnels qui ont été et seront recueillis, utilisés et communiqués par l’Association.

1.2      Définitions

« Activités » : toute intervention portant sur un sujet déterminé et dont la durée et le format peuvent varier.

« Banque de renseignements personnels généraux » ou « Banque RPG » : Banque informatique contenant tous les autres renseignements personnels que nous recueillons.

« Nous », l’« Association » ou « MdFC » : Médecins francophones du Canada, personne morale à but non lucratif régie par la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec (RLRQ., chapitre C-38).

« Participants » : Les personnes physiques qui participent d’une quelconque façon aux activités offertes ou parrainées par l’Association.

« Vous » : Vous êtes visés par la protection de la présente Déclaration, que vous soyez Membre, Participant, Membre d’un comité ou toute personne en lien avec l’Association, dès que vous nous transmettez vos renseignements personnels.

« Grand public » : Le grand public représente toute personne physique, qu’elle soit Membre de Médecins francophones du Canada, professionnel de la santé ou autre, qui pourrait visiter notre Site Web;

« Identifiant » : L’identifiant représente l’adresse courriel que les Participants et/ou Membres choisissent de nous fournir lors de leur inscription sur notre Site internet. À chaque fois qu’ils désirent entrer dans leur compte personnel sur notre Site internet, ils doivent s’identifier par le biais de cet identifiant, ainsi qu’un mot de passe qu’ils choisissent lors de leur inscription. L’identifiant et le mot de passe peuvent être changés à tout moment par le participant;

« Membre » : Membre de Médecins francophones du Canada;

« Professionnel de la santé » : Tous les professionnels, incluant les médecins, qui œuvrent dans le domaine de la santé ou dans un domaine connexe et qui sont Membres ou non de Médecins francophones du Canada.

« Renseignements personnels » : Tout renseignement qui révèle une caractéristique distinctive à votre sujet et aide les tiers à vous identifier.

« Sections réservées » : Les sections réservées du Site internet sont les sections qui nécessitent que l’Utilisateur inscrit s’identifie afin d’y accéder. Il existe deux types de sections réservées : (1) les sections réservées aux utilisateurs inscrits, ainsi que (2) les sections réservées aux Membres de l’Association uniquement.

« Utilisateur inscrit » : Lorsque vous vous inscrivez sur notre Site internet, vous devez entrer votre adresse courriel qui est considérée comme votre identifiant chez Médecins francophones du Canada, puis vous devez créer un mot de passe qui ne doit être connu de personne d’autre que vous. Lorsque votre inscription sur notre Site internet est complétée, vous êtes alors considéré comme un « Utilisateur inscrit» à notre Site internet.

« Utilisateur » : L’Utilisateur représente toute personne physique qui visite notre Site internet, qu’elle soit médecin, professionnel de la santé ou du grand public.

2       Collecte de vos renseignements personnels

2.1      Quels types de renseignements personnels recueillons-nous par le biais du Site internet?

Nous recueillons les renseignements suivants auprès des Utilisateurs de notre Site internet :

Du grand public :

• Lors de votre navigation sur notre Site internet, l’utilisation de marqueurs (témoins ou cookies) nous permet de vous offrir un service plus personnalisé (marqueur de connexion, de statut d’adhésion pour vous permettre d’accéder aux pages réservées au Membres et tarifs préférentiel, de votre moyen d’entrer sur notre site, de vos inscriptions et paiements pour adapter votre navigation et l’affichage de publicités qui pourrait vous intéresser dans les réseaux sociaux ou sur des moteurs de recherche). Aucune donnée nominale ou adresse courriel n’est transmise par ce biais à des fournisseurs externes, il s’agit d’un numéro aléatoire qui vous est attribué permettant d’anonymiser les données.
• Lorsque vous accédez au Site internet, nous collectons certaines données qui nous proviennent d’outils d’analyse tels que Google Analytics. Ces données nous sont transmises sous forme agrégée (ensemble de personnes) et ne nous permettent pas de construire un profil individualisé à votre égard. Vous pouvez désactiver Google Analytics sur votre navigateur au moyen d’un module complémentaire disponible à cette adresse : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Pour plus d’information sur le traitement de renseignements personnels par Google Analytics, veuillez consulter les politiques de Google https://policies.google.com/technologies/partner-sites.
• Avec votre consentement, le Site internet enregistre automatiquement des témoins de navigation sur votre espace de stockage. Certains témoins peuvent être enregistrés par des sites externes (témoins tiers). Vous pouvez retirer votre consentement à l’enregistrement des témoins qui ne sont pas essentiels au fonctionnement du Site internet.

Des Utilisateurs inscrits :

En plus des renseignements recueillis comme pour le grand public,

• Lors de votre inscription sur le Site internet, Médecins francophones du Canada a besoin que vous lui soumettiez votre courriel qui servira d’identifiant. Vous devez aussi entrer un mot de passe qui demeurera confidentiel. Vous êtes le seul responsable de la confidentialité de ce mot de passe. Il n’est pas consultable par Médecins francophones du Canada;
• Lorsque vous êtes un Utilisateur inscrit sur notre Site internet, il est possible que nous recueillions des renseignements au sujet de votre utilisation du Site internet, des services que vous sélectionnez et des activités auxquelles vous participez, ainsi que les renseignements que vous nous fournissez volontairement par l’entremise de formulaires, questionnaires, demandes de commentaires, notamment sur les activités et les services offerts par l’Association. Cela peut inclure votre nom, votre adresse de correspondance, votre (vos) numéro(s) de téléphone, votre adresse courriel, votre date de naissance, votre sexe, votre domaine de spécialité, votre formation, votre numéro de pratique et la province, le territoire et le pays où vous pratiquez ou étudiez;
• Lorsque vous participez à une activité, il est possible que nous recueillions l’information que vous nous transmettez par l’entremise de formulaires concernant vos intérêts, choix et préférences;

Des Membres :

En plus des renseignements recueillis comme pour le grand publique et les Utilisateurs inscrits

• Lors de votre adhésion en ligne, les renseignements que vous nous transmettez sur le formulaire d’adhésion tel que votre nom, votre adresse de correspondance, votre (vos) numéro(s) de téléphone, votre adresse courriel, votre date de naissance, votre sexe, votre profil de pratique, votre numéro de pratique et la province ou le territoire où vous pratiquez sont consignés dans notre banque de renseignements personnels généraux.
• Si dans le cadre de votre adhésion, vous utilisez les services de nos partenaires, ceux-ci peuvent vérifier avec nous le statut de votre adhésion afin de vous faire profiter dudit service,

2.2      Renseignements personnels recueillis autrement

Nous recueillons surtout des renseignements personnels directement de nos Membres et de nos Participants. Par exemple :

• Si vous êtes Membre de l’Association ou êtes inscrit à une de nos formations ou avez commandé un produit, vous avez peut-être fourni sur nos formulaires électroniques ou physiques des renseignements tels que vos coordonnés, vos informations professionnelles, votre date de naissance et votre genre.
• Si vous avez participé à l’une des activités offerte ou parrainée par l’Association, vous avez pu nous fournir des renseignements concernant certaines préférences. De même, vos opinions, évaluations et commentaires ont peut-être aussi été recueillis.
• Si vous avez utilisé l’un de nos services, vous nous avez peut-être fourni des renseignements personnels pour que l’on puisse vous contacter, tels que vos nom et adresse.
• Finalement, nous avons peut-être aussi recueilli des renseignements concernant votre carte de crédit si vous avez décidé de payer votre adhésion, participation ou utilisation en nous communiquant vos coordonnées bancaires par téléphone, par document ou formulaire d’inscription papier, télécopié ou PDF ou autre.

3       Pour quelles fins recueillons-nous des renseignements personnels?

Nous utilisons les renseignements collectés pour les fins suivantes ou pour des fins compatibles avec les suivantes :

• Vérifier votre identité et votre admissibilité lors de l’adhésion ou de l’inscription à une activité ainsi que déterminer le tarif applicable;
• Renouveler/reconsidérer votre adhésion;
• Maintenir et mettre à jour notre liste des Membres, afin de se conformer aux exigences de la loi;
• Vous permettre d’accéder aux sections réservées;
• Personnaliser votre expérience sur notre Site internet en fonction des renseignements que vous nous avez fournis au sujet de vos intérêts en matière clinique et professionnelle, et autres;
• Assurer à nos collaborateurs/partenaires/fournisseurs contractuels qu’ils atteignent leur public cible;
• Recueillir des statistiques pour la gestion et le développement de notre Site internet (présentation et organisation), de nos activités, de nos outils et de nos services offerts;
• Améliorer nos services en fonction de vos commentaires et statistiques recueillis;
• Effectuer le suivi de votre dossier;
• Relever votre présence en ligne ou en présentiel lors de formations ou rencontres auxquelles vous êtes inscrits;
• Vous envoyer ou mettre à votre disposition les attestations des formations que vous avez suivies;
• Créer et maintenir des listes de contact et d’envoi, notamment afin de :
  • Vous confirmez que vous êtes bel et bien inscrit, ou vous communiquez que votre adhésion doit être renouvelée;
  • Vous expédier les infolettres de Médecins francophones du Canada;
  • Vous faire part de mises à jour concernant nos Politiques, Conditions d’utilisation, services ou activités offerts;
  • Vous communiquer de l’information concernant nos activités et services, ou pour vous informer de nouvelles offres;
• Vous invitez à contribuer à l’identification des besoins en matière de développement professionnelle continue (DPC) ou de service par le biais d’évaluations et études de besoins ;
• Recevoir votre paiement par carte de crédit ou autre et emmètre vos reçus de paiements;
• Assurer à nos collaborateurs, partenaires et fournisseurs contractuels qu’ils atteignent leur public cible; Permettre à nos fournisseurs, collaborateurs et partenaires de vous offrir les formations, évènement ou services auxquels vous vous êtes inscrits ou désirez participer;
• Avec le consentement exprès et spécifique de nos Membres ou des Participants, nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des partenaires à des fins de prospection commerciale.

4       Communication de vos renseignements

Lorsque vous utilisez nos services, il est possible que nous transmettions à un fournisseur les renseignements nécessaires afin que vous puissiez utiliser ledit service auquel vous vous êtes inscrit (par exemple pour accéder à une plateforme de webdiffusion et relever votre présence à la formation). Ces fournisseurs s’engagent par écrit envers nous à préserver la confidentialité de ces renseignements et à ne les utiliser que pour les fins prévues à cette politique.

Si vous nous avez donné votre consentement spécifique à cette fin, nous pourrions transmettre vos coordonnées à des partenaires commerciaux à des fins de prospection commerciale.

Nous pourrions aussi communiquer les renseignements personnels recueillis à des tiers si la loi l’autorise expressément ou l’exige, ou si nous sommes contraints du faire par une autorité compétente. Nous pourrions divulguer des renseignements personnels dans le cadre de procédures judiciaires si cela est nécessaire pour protéger nos droits ou ceux de nos membres.

5       Nos responsabilités

Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels que nous recueillons et dont nous avons la gestion. Les employés de la permanence qui sont chargés de recueillir et de traiter les renseignements personnels dans le cadre de leurs activités quotidiennes accordent une attention particulière au traitement de tels renseignements.

5.1      Limite de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Pour connaître la manière dont nous limitons l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels recueillis, veuillez consulter la clause 3.1 de notre Politique générale de protection des renseignements personnels.

5.2      Conservation et destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels sur support papier sont conservés au siège social de l’Association. Les renseignements personnels sur support électronique peuvent être conservés sur des serveurs opérés par nos fournisseurs de service dans plusieurs juridictions.

Nous conservons les renseignements personnels recueillis selon les paramètres ci-après :

5.3      Mesures de sécurité

Nous prenons les mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels sont conservés de façon sécuritaire, notamment les mesures suivantes :

• Les portes d’accès sont verrouillées et nécessitent une clé en tout temps. Seules les personnes autorisées peuvent y accéder et contrôler les entrées;
• Les locaux sont munis d’un système d’alarme.
• Tous les Membres du personnel sont familiers avec les procédures à suivre pour protéger vos renseignements personnels et se sont engagés à respecter le Code d’éthique et de déontologie de Médecins francophones du Canada, et nos autres politiques internes en matière de protection des renseignements personnels. En vertu de ces politiques, notre personnel s’engage à traiter les renseignements personnels de manière confidentielle, pour les fins et selon les modalités prévues à cette Déclaration.

• Les données électroniques sont soumises à une surveillance contre les intrusions frauduleuse par notre fournisseur de service.
• Les documents sur support papier sont conservés dans des locaux sous clé. Les informations bancaires, s’il y a, sont détruites après l’utilisation.
• Un registre des incidents est tenu afin de documenter et agir rapidement en cas de problème réel ou soupçonné

• En cas de risque de préjudice sérieux, conformément à la loi en vigueur, une déclaration à la Commission est effectuée.

5.4      Mesures de sécurité spécifiques au Site internet

Les mesures de sécurité suivantes s’appliquent au Site internet :

5.4.1     Pare-feu

L’accès au Site Web est protégé par un pare-feu. Il s’agit d’un dispositif de sécurité qui filtre les demandes d’accès à un site Web afin de neutraliser toute tentative de pénétration illicite dans ce dernier.

5.4.2     Mesures personnelles de sécurité

Malgré toutes ces précautions, l’Utilisateur doit prendre toutes les mesures personnelles de sécurité qui lui sont ici recommandées afin de maintenir un niveau optimal de sécurité lorsqu’il navigue dans le Site internet et dans tout autre site Internet.

5.4.3     Sceau de sécurité

L’Utilisateur s’assure de toujours naviguer dans un environnement sécuritaire lorsqu’il transmet des renseignements confidentiels. Si l’Utilisateur n’aperçoit pas le sceau de sécurité à l’écran (cadenas fermé), ou s’il aperçoit un sceau brisé (cadenas ouvert), la sécurité de la transmission de sa transaction par Internet n’est pas garantie et une tierce partie pourrait l’intercepter.

5.4.4     Courrier électronique

Les courriers électroniques que l’Utilisateur expédie dans la partie « Contactez-nous » de notre Site Web ne sont pas sécurisés lors de leur transmission. Il est donc important de n’y inclure aucun renseignement personnel et aucune information confidentielle.

5.4.5     Mot de passe

Lors de la première inscription sur le Site internet par un utilisateur, un mot de passe sécuritaire est généré automatiquement et aléatoirement. L’Utilisateur inscrit est ensuite invité à le changer pour le mot de passe de son choix. L’Utilisateur doit être la seule personne à connaître ce mot de passe. Médecins francophones du Canada ne prendra connaissance ni ne recueillera ce mot de passe. L’Utilisateur inscrit a donc l’entière responsabilité de la confidentialité de son mot de passe.

5.4.6     Fermeture de session

Il est important que l’Utilisateur inscrit ferme sa session dès qu’il a terminé d’utiliser le Site internet ou lorsque, en cours de session, il doit quitter momentanément son poste et le laisser sans surveillance.

6       Exactitude des renseignements

L’Association crée et maintien des dossiers de renseignements personnels en utilisant l’information la plus exacte qui soit disponible. À chaque inscription à l’une de nos activités ou à l’un de nos services offerts, ou encore lors du renouvellement de votre adhésion, nous effectuons une mise à jour de vos renseignements personnels grâce au formulaire d’inscription ou d’adhésion.

Bien que nous fassions tous les efforts raisonnables pour assurer l’exactitude et la mise à jour de vos renseignements personnels, ces derniers peuvent changer à tout moment. Le fait de détenir des renseignements exacts vous concernant nous permet de fournir à nos Membres et Utilisateurs le meilleur service possible. Vous pouvez y contribuer en nous tenant informés de toute erreur ou de tout changement en communiquant avec notre responsable des renseignements personnels (voir Section « Nous contacter »)

7       Vos droits concernant vos renseignements personnels

7.1      Consentement

L’Association est soucieuse de vous tenir informé de la façon dont vos renseignements personnels sont utilisés. C’est pourquoi nous veillons à obtenir votre consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels. Nos formulaires d’adhésion et d’inscription comportent des précisions essentielles à votre autorisation nous permettant de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Il est important d’en prendre connaissance avant d’accepter ou de refuser votre consentement.

Votre consentement ne vaut que pour les collectes conformes aux fins spécifiées dans la clause 2.2 « Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels ». En gage de notre principe de transparence, qui est à l’origine de la présente Déclaration, pour toute fin non mentionnée dans la présente Déclaration, nous nous engageons à obtenir votre consentement exprès, après vous avoir informé des fins spécifiques pour lesquelles votre consentement est demandé. Votre consentement peut être obtenu verbalement ou par écrit.

7.2      Droit d’accès et mise à jour

Nous nous engageons à vous reconnaître un droit d’accès et de rectification, voire de radiation, de vos informations personnelles communiquées en ligne.

Vous pouvez en tout temps mettre à jour vos renseignements personnels en ouvrant une session dans votre compte d’Utilisateur inscrit sur notre Site internet et en cliquant sur « Votre profil ». Vous pouvez aussi contacter notre Responsable de la confidentialité à l’adresse figurant à la clause 5 « Nous contacter ».

Sur demande écrite, nous vous fournirons de l’information supplémentaire sur le traitement de vos renseignements personnels tel que prévu par la loi applicable, notamment quant aux catégories de personne ayant accès à vos renseignements et la durée de conservation de ceux-ci, dans la mesure où ces informations ne sont pas déjà indiquées à la présente Déclaration.

7.3      Droit de refus et droit de retrait

Vous avez le droit de refuser votre consentement si vous ne voulez pas que l’Association recueille des renseignements personnels à votre sujet. Vous avez aussi le droit de retirer votre consentement en tout temps, moyennant un préavis raisonnable, sous réserve des obligations légales ou contractuelles que nous pourrions être tenus de remplir. Vous avez aussi le droit de nous demander de ne pas divulguer vos noms, adresses et autres renseignements personnels à nos  partenaires commerciaux à des fins de prospection.

En ce qui concerne les listes d’envoi, vous pouvez changer d’idée, à tout moment, relativement à la réception de communications électroniques, en suivant les instructions pour vous désabonner qui sont jointes à chaque message électronique. En outre, nous sauvegardons aussi vos préférences et votre adresse électronique dans une partie du Site internet appelée « Mon profil ». Vous pouvez modifier vos préférences en accédant à votre profil n’importe quand. Cependant, si vous refusez de nous fournir votre adresse courriel, ou que vous en demandez le retrait, vous ne pourrez accéder aux sections réservées du Site internet. Vous serez donc limité à la section ouverte au grand public. Vous ne pourrez pas recevoir votre confirmation d’inscription ou d’adhésion et recevoir les informations pour accéder au service demandé.

Veuillez noter toutefois que le retrait de votre consentement ou la demande de non-divulgation de certains de vos renseignements à nos collaborateurs, partenaires ou fournisseurs pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains services et certaines activités. C’est à vous qu’il incombe de communiquer avec Médecins francophones du Canada pour déterminer l’effet que pourrait avoir sur les services fournis votre opposition à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels.

Si vous avez spécifiquement consenti à la communication de vos renseignements personnels à l’un de nos partenaires identifiés au moment de fournir votre consentement, vous devrez vous adresser directement à ce partenaire pour retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels par ce partenaire.

8       Responsable; Plaintes

Pour faire valoir vos droits d’accès, de mise à jour, de refus ou de retrait de votre consentement, ou encore pour obtenir de plus amples informations au sujet de vos renseignements personnels, il suffit de nous faire parvenir, dans un délai raisonnable, un avis écrit de votre intention et des détails du (des) droit(s) que vous désirez faire valoir à l’adresse suivante :

Léa Lepelletier
Responsable des renseignements personnels
Médecins francophones du Canada
8355, boulevard Saint-Laurent, Montréal (Québec) H2P 2Z6
Téléphone : 514-388-2228 ou 1-800-387-2228
Télécopieur : 514-388-5335
info@medecinsfrancophones.ca

Le ou la responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de toutes les questions relatives à la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels. Toute plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels devrait être adressée aux coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels.