Pour alléger le texte et en faciliter la lecture, le masculin est utilisé pour désigner à la fois l’homme et la femme

1 – MISE EN CONTEXTE

Devant le développement des nouveaux outils de communication, Médecins francophones du Canada reconnaît qu’il est nécessaire de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels transmis en ligne par l’entremise de son site Web www.medecinsfrancophones.ca (ci-après le « Site Web »).

Afin de mieux protéger la confidentialité de vos renseignements personnels, Médecins francophones du Canada a choisi de compléter sa Politique générale de protection des renseignements personnels par la présente Déclaration de Médecins francophones du Canada relative à la protection des renseignements personnels transmis sur le site web www.medecinsfrancophones.ca (ci-après « Déclaration »). La Déclaration explique les pratiques de Médecins francophones du Canada à l’égard de vos renseignements personnels recueillis en ligne, notamment en ce qui concerne leur cueillette, leur utilisation, leur communication et leur conservation.

1.1  Portée de la Déclaration

Vous avez le droit de savoir quels types de renseignements personnels sont recueillis sur notre Site Web, et d’être informé de l’utilisation, la communication et la conservation de ces renseignements. Vous avez aussi le droit de décider si vous voulez ou non nous fournir ces renseignements personnels ou nous laisser les recueillir.

Veuillez lire attentivement la présente Déclaration afin de comprendre comment vos renseignements personnels seront traités lorsque vous utiliserez notre Site Web.

1.2  Définitions

« Grand public » : Le grand public représente toute personne physique, qu’elle soit membre de Médecins francophones du Canada, professionnel de la santé ou autre, qui pourrait visiter notre Site Web;

« Identifiant » : L’identifiant représente l’adresse courriel que les professionnels de la santé choisissent de nous fournir lors de leur inscription sur notre Site Web. À chaque fois qu’ils désirent entrer dans leur compte personnel sur notre Site Web, ils doivent s’identifier par le biais de cet identifiant, ainsi qu’un mot de passe qu’ils choisissent lors de leur inscription;

« Membres »: Membre de Médecins francophones du Canada

« Nous », l’« Association » ou « Médecins francophones du Canada » : Médecins francophones du Canada, personne morale à but non lucratif régie par la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec (RLRQ, chapitre C-38).

« Professionnels de la santé » : Tous les professionnels, incluant les médecins, qui œuvrent dans le domaine de la santé ou dans un domaine connexe et qui sont membres ou non de Médecins francophones du Canada.

« Renseignements personnels » : Tout renseignement qui révèle une caractéristique distinctive à votre sujet et aide les tiers à vous identifier. Il est possible de trouver certains renseignements personnels, tels que votre nom, votre titre, et vos coordonnées d’affaire dans des documents publics comme les annuaires téléphoniques ou des répertoires de professionnels. Vous devez être conscient que la cueillette, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements personnels publics sont hors de notre contrôle.

« Sections réservées » : Les sections réservées du Site Web sont les sections qui nécessitent que l’utilisateur inscrit s’identifie afin d’y accéder. Il existe deux types de sections réservées : (1) les sections réservées aux professionnels de la santé, ainsi que (2) les sections réservées aux membres uniquement.

« Services » : Produits ou ensemble d’activités offerts par Médecins francophones du Canada.

« Utilisateurs » : Les utilisateurs représentent toute personne physique qui visite notre Site Web, qu’elle soit médecin, professionnelle de la santé ou du grand public.

« Utilisateur inscrit » : L’inscription à notre Site Web est réservée aux professionnels de la santé. Lorsque vous vous inscrivez sur notre Site Web, vous devez entrer votre adresse courriel qui sera considérée comme votre identifiant de Médecins francophones du Canada, puis vous devez créer un mot de passe qui ne sera connu de personne d’autre que vous. Lorsque votre inscription sur notre Site Web sera complétée, vous serez alors considéré comme un «utilisateur inscrit» à notre Site Web.

2 – COLLECTE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR NOTRE SITE WEB

2.1  Quels types de renseignements personnels recueillons-nous?

Nous recueillons les renseignements suivants auprès des utilisateurs de notre Site Web :

Du grand public :

• Lors de votre navigation sur notre Site Web, il est possible que nous recueillions des renseignements informatiques non personnels et anonymes au moyen de l’utilisation de fichiers témoins;

Des professionnels de la santé :

• Lors de votre inscription sur le Site Web, Médecins francophones du Canada exige que vous lui soumettiez votre courriel qui servira d’identifiant. Vous devez aussi entrer un mot de passe qui demeurera confidentiel. Vous êtes le seul responsable de la confidentialité de ce mot de passe. Il n’est pas vu par Médecins francophones du Canada;
• Lorsque vous êtes un utilisateur inscrit sur notre Site Web, il est possible que nous recueillions des renseignements au sujet de votre utilisation du Site Web, des services que vous sélectionnez et des activités auxquelles vous participez, ainsi que les renseignements que vous nous fournissez volontairement par l’entremise de questionnaires, demandes de commentaires, notamment sur les activités et les services offerts sur notre Site Web;
• Lorsque vous participez à une activité, il est possible que nous recueillions l’information que vous nous transmettez par l’entremise de formulaires d’inscription notre Site Web concernant votre style de vie, vos intérêts et préférences, ou encore vos allergies alimentaires.

Des médecins :

• Lors de votre adhésion en ligne, les renseignements que vous nous transmettez sur le formulaire d’adhésion tels que votre nom, votre adresse de correspondance, votre (vos) numéro(s) de téléphone, votre adresse courriel, votre date de naissance, votre sexe, votre profil de pratique, votre numéro de pratique et la province ou le territoire où vous pratiquez sont insérés dans notre banque de renseignements personnels généraux (pour de plus amples informations concernant cette banque, veuillez consulter notre Politique générale de protection des renseignements personnels).

2.2  Pour quels motifs recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous utilisons les renseignements collectés pour les fins suivantes ou pour des fins compatibles avec les suivantes :

• Vérifier votre identité et votre admissibilité lors de l’adhésion, et déterminer le tarif applicable ;
• Renouveler/reconsidérer votre adhésion ;
• Maintenir et mettre à jour notre liste des membres, afin de se conformer aux exigences de la loi;
• Vous permettre d’accéder aux sections réservées ;
• Personnaliser votre expérience sur notre Site Web en fonction des renseignements que vous nous avez fournis au sujet de vos intérêts en matière clinique et professionnelle, de style de vie et autres ;
• Assurer à nos collaborateurs/partenaires/fournisseurs contractuels qu’ils atteignent leur public cible ;
• Recueillir des statistiques pour la gestion et le développement de notre Site Web (présentation et organisation), de nos activités et de nos services offerts;
• Améliorer nos services en fonction de vos commentaires et statistiques recueillies;
• Créer et maintenir des listes de contact, d’envoi et de correspondance (notamment pour l’offre de nos services), notamment afin de :

1. Vous confirmer que vous êtes bel et bien inscrit, ou vous communiquer que votre adhésion doit être renouvelée;
2. Vous expédier le bulletin de Médecins francophones du Canada (aux membres uniquement);
3. Vous faire part de mises à jour concernant nos Politiques, Conditions d’utilisation, services ou activités offerts;
4. Vous communiquer de l’information concernant nos activités et services, ou pour vous informer de nouvelles offres;
5. Vous inviter à contribuer à l’identification des besoins en matière de formation professionnelle continue (FPC) par le biais d’évaluations anonymes en ligne.

3 – NOS RESPONSABILITÉS

Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels que nous recueillons et dont nous avons la gestion. Les employés de la permanence qui sont chargés de recueillir et de traiter les renseignements personnels dans le cadre de leurs activités quotidiennes accordent une attention particulière au traitement de tels renseignements.

3.1 Limite de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Pour connaître la manière dont nous limitons l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels recueillis, veuillez consulter la clause 3.1 de notre Politique générale de protection des renseignements personnels.

3.2 Mesures de sécurité spécifiques aux renseignements recueillis en ligne

En plus des mesures de sécurité mentionnées dans notre Politique générale de protection des renseignements personnels, nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos renseignements transmis en ligne. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité totale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.

3.2.1 Service en ligne

Les règles auxquelles sont soumis les services offerts en ligne par Médecins francophones du Canada sont conformes à celles stipulées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, chapitre P-39.1.

Les données des opérations effectuées lors d’une session en zone sécurisée par l’entremise des services en ligne de Médecins francophones du Canada sont cryptées afin d’assurer leur confidentialité pendant leur circulation entre le Site Web sécurisé de Médecins francophones du Canada et le navigateur de l’ordinateur de l’utilisateur. C’est pourquoi l’utilisateur du Site Web de Médecins francophones du Canada ne peut accéder à ces services qu’avec les versions les plus récentes des navigateurs Internet Explorer (minimum requis 6.0) et Firefox (minimum requis 3.0). À l’inverse, les opérations qui ne sont pas effectuées à l’intérieur d’une zone sécurisée ne sont pas cryptées.

3.2.2 Pare-feu

L’accès au Site Web de Médecins francophones du Canada est protégé par un pare-feu. Il s’agit d’un dispositif de sécurité qui filtre les demandes d’accès à un site Internet afin de neutraliser toute tentative de pénétration illicite dans ce dernier.

3.2.3 Mesures personnelles de sécurité

Malgré toutes ces précautions, l’utilisateur doit prendre toutes les mesures personnelles de sécurité qui lui sont ici recommandées afin de maintenir un niveau optimal de sécurité lorsqu’il navigue dans le site Web de Médecins francophones du Canada et dans tout autre site Internet.

3.2.3.1 Sceau de sécurité

L’utilisateur s’assure de toujours naviguer dans un environnement sécuritaire lorsqu’il transmet des renseignements confidentiels. Si l’utilisateur n’aperçoit pas le sceau de sécurité à l’écran (cadenas fermé), ou s’il aperçoit un sceau brisé (cadenas ouvert), la sécurité de la transmission de sa transaction par Internet n’est pas garantie et une tierce partie pourrait l’intercepter. De plus, pour plus de sécurité, Médecins francophones du Canada suggère à l’utilisateur de vérifier la validité du certificat d’authenticité.

3.2.3.2 Courrier électronique

Les courriers électroniques que l’utilisateur expédie dans la section « Contactez-nous » ou ailleurs dans un site Internet ne sont pas sécurisés lors de leur transmission. Il est donc important de n’y inclure aucune information confidentielle.

3.2.3.3 Mot de passe

Lors de sa première utilisation du Site Web, l’utilisateur choisit un mot de passe. L’utilisateur doit être la seule personne à connaître ce mot de passe. Médecins francophones du Canada ne prendra connaissance ni ne recueillera ce mot de passe. L’utilisateur a donc l’entière responsabilité de la confidentialité de son mot de passe.

• L’utilisateur doit choisir un mot de passe qu’il retiendra facilement. Ce mot de passe doit être composé de 6 à 12 caractères; les 3 premiers doivent être des chiffres et le reste de la séquence doit contenir au moins une lettre.
• L’utilisateur ne doit pas choisir un mot de passe basé sur des informations personnelles; il serait plus susceptible d’être découvert par des fraudeurs.
• L’utilisateur ne doit divulguer son mot de passe à personne.
• L’utilisateur ne doit pas enregistrer son mot de passe dans son ordinateur.
• L’utilisateur ne doit écrire son mot de passe nulle part.
• Pour une sécurité maximale, l’utilisateur doit changer son mot de passe régulièrement.

3.2.3.4 Fermeture de session

Il est important que l’utilisateur ferme sa session dès qu’il a terminé d’utiliser le Site Web ou lorsque, en cours de session, il doit quitter momentanément son poste et le laisser sans surveillance.

3.3 Exactitude des renseignements

Pour connaître les mesures que nous utilisons afin d’assurer l’exactitude des renseignements personnels recueillis, veuillez consulter la clause 3.3 de notre Politique générale de protection des renseignements personnels. Vous pouvez nous faciliter la tâche en nous tenant informé de toute erreur ou de tout changement tel que mentionné ci-dessous dans la clause 4.1.

4 – VOS DROITS CONCERNANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

4.1 Droit d’accès et mise à jour

Nous nous engageons à vous reconnaître un droit d’accès et de rectification, voire de radiation de vos renseignements personnels communiqués en ligne.

Vous pouvez en tout temps mettre à jour vos renseignements personnels en ouvrant une session dans votre compte d’utilisateur sur notre Site Web et en cliquant sur « Modification de mes renseignements personnels ». Vous pouvez aussi contacter notre responsable de la confidentialité à l’adresse figurant à la clause 5 « Nous contacter ».

4.2 Droit de refus et droit de retrait

Vous avez le droit de refuser votre consentement si vous ne voulez pas que Médecins francophones du Canada recueille des renseignements personnels à votre sujet. Vous avez aussi le droit de retirer votre consentement en tout temps, moyennant un préavis raisonnable, sous réserve des obligations légales ou contractuelles que nous pourrions être tenus de remplir. Vous avez aussi le droit de nous demander de ne pas divulguer vos noms, adresses et autres renseignements personnels à nos collaborateurs, partenaires et fournisseurs contractuels.

En ce qui concerne les listes d’envoi, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps quant à la réception de communications électroniques en suivant les instructions pour vous désabonner qui sont jointes à chaque message électronique. En outre, nous sauvegardons aussi vos préférences et votre adresse électronique dans une partie du Site Web appelée « Mon profil ». Vous pouvez modifier vos préférences en accédant à votre profil n’importe quand. Cependant, si vous refusez de nous fournir votre courriel comme identifiant, ou que vous en demandez le retrait, vous ne pourrez accéder aux sections réservées du Site Web. Vous serez donc limité à la section ouverte au grand public.

Veuillez noter toutefois que le retrait de votre consentement ou la demande de non-divulgation de certains de vos renseignements à nos collaborateurs, partenaires ou fournisseurs pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains services et certaines activités. C’est à vous qu’il incombe de communiquer avec Médecins francophones du Canada pour déterminer l’effet que pourrait avoir sur les services fournis votre opposition à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels.

5 – NOUS CONTACTER

Pour faire valoir vos droits d’accès, de mise à jour, de refus ou de retrait de votre consentement, ou encore pour obtenir de plus amples informations au sujet de vos renseignements personnels, il suffit de nous faire parvenir, dans un délai raisonnable, un avis écrit de votre intention et des détails du (des) droit(s) que vous désirez faire valoir à l’adresse suivante :

Léa Lepelletier
Responsable de la confidentialité
Médecins francophones du Canada
8355, boulevard Saint-Laurent, Montréal (Québec) H2P 2Z6
Téléphone : 514-388-2228 ou 1-800-387-2228 poste 235
Télécopieur : 514-388-5335
info@medecinsfrancophones.ca