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Médias sociaux

1. PRÉAMBULE
 
Considérant l’émergence et la popularité des nouvelles technologies de l’information et des communications, tels les médias sociaux (voir Annexe 1), qui constituent une avancée importante sur le plan de la liberté d’expression et de la communication de l’information pouvant toutefois porter atteinte aux droits et libertés des personnes (voir Annexe 2), il est approprié que MdFC édicte une Politique sur l’utilisation des médias sociaux pour prévenir les impacts négatifs possibles de cette utilisation à l’extérieur de cette association, mais également au sein de celle-ci.
 
2. CONTEXTE
 
En intégrant les médias sociaux, MdFC dispose d’un moyen d’information et de communication supplémentaires permettant l’échange, la collaboration et l’interactivité pour rejoindre directement et efficacement son auditoire. 
 
La présence de MdFC sur les médias sociaux lui permet de développer sa propre communauté d’internautes pour diffuser rapidement ses messages sur ses programmes, services, événements, partenariats ainsi que ceux relatifs à l’actualité médicale, mais aussi d’améliorer sa visibilité et celle de ses réalisations.
 
Par cette politique, MdFC désire statuer sur son positionnement face à l’utilisation des médias sociaux pour faire en sorte que l’organisation, son personnel ou toute personne qui y exerce des activités professionnelles aient une vision commune, partagée et responsable d’une utilisation adéquate de ces médias balisée par le droit applicable, la mission et les valeurs de l’association. En outre, MdFC encourage une utilisation convenable, respectueuse et raisonnable des plateformes par l’ensemble des utilisateurs des médias sociaux.
 
3. CHAMPS D’APPLICATION
 
La présente politique détermine les principes et les règles applicables aux communications électroniques issues de MdFC et aux communications qui transitent par tout média social administré ou utilisé par MdFC, dont les différents médias sociaux, ou par toute autre technologie de l’information à laquelle recourt l’association. La politique s’applique à la fois aux utilisateurs, membres et tiers en lien avec MdFC ainsi qu’aux communications qui y circulent.
 
Il est à noter que le site Web www.medecinsfrancophones.ca demeure le pivot de ses communications.
 
4. NÉTIQUETTE
 
Afin de favoriser un climat courtois et des échanges respectueux, des règles de bonne conduite ont été définies :
Respectez les règles élémentaires de l’éthique, du respect et du savoir-vivre lors de communication sur tout média social;
Utilisez un langage approprié dans tous les commentaires et interventions;
L’ajout d’hyperliens vers d’autres sites est autorisé, dans la mesure où le contenu est approprié et en lien avec les sujets abordés;
Respectez la vie privée des autres en ne publiant aucun renseignement confidentiel;
Formuler les commentaires de manière respectueuse en veillant à ne pas porter atteinte à la réputation d’un utilisateur, d’un membre ou de leurs proches ainsi qu’à celle de l’association;
Veillez à ne pas publier un message constituant du pollupostage ou de l’hameçonnage;
Les propos qui encouragent ou suggèrent une activité illégale ne seront pas tolérés;
La publication et l’affichage de tout document (textes, photos, enregistrements sonores ou vidéos, etc.) doivent respecter les lois en vigueur;
Aucune forme de propos litigieux ne sera tolérée.
 
5. RESPONSABILITÉ GÉNÉRALE DES UTILISATEURS
 
Pour prévenir une utilisation non conforme des médias sociaux, il est de la responsabilité de tout utilisateur de :
Prendre connaissance et respecter les principes et les règles de bonne conduite de cette politique et de s’y référer au besoin;
Communiquer toute situation jugée non conforme aux lois, aux règlements, aux règles d’éthique relative à la formation professionnelle continue et à la présente politique à la direction générale de l’association.
 
Les utilisateurs doivent demeurer vigilants, car toute l’information diffusée sur les médias sociaux peut être accessible au public. Il leur incombe des obligations de réserve, de confidentialité, d’éthique et de déontologie propres à eux. De plus, il est à considérer que l’information peut circuler instantanément sur les médias sociaux et tout ce qui y est diffusé peut être enregistré et archivé de façon permanente.
 
6. DEVOIR DE REPRÉSENTATION DES UTILISATEURS AUTORISÉS
 
Lorsque l’association juge opportun de participer aux discussions et d’interagir sur divers médias sociaux, les utilisateurs autorisés de l’association pour ce faire doivent se conformer aux directives suivantes :
L’utilisateur autorisé doit garder un ton formel adapté au média social;
L’utilisateur autorisé doit faire ressortir les valeurs et les engagements de l’association d’une façon honnête, exacte et transparente, puisqu’il agit pour le compte de l’association auprès du public;
L’utilisateur autorisé se doit de corriger une erreur (publication erronée, diffamatoire ou autre) qui est portée à son attention, ou de veiller à ce qu’un correctif soit apporté, pour empêcher toute situation conflictuelle ou pouvant miner la confiance du public envers l’association;
L’utilisateur doit être respectueux dans ses écrits; les insultes et les attaques personnelles ne sont pas tolérées. L’adoption d’une conduite empreinte de civilité et exempte de harcèlement est de mise;
L’utilisateur autorisé doit respecter, en sus de la présente politique, toute directive particulière en lien avec son mandat ou le contrat le liant à MdFC.
 
7. CONFIDENTIALITÉ, IMPARTIALITÉ ET DÉSABONNEMENT
 
MdFC n’est aucunement responsable de la sécurité ni de la confidentialité de l’information qui transite par les médias sociaux qu’elle administre ou utilise et elle ne se porte pas garante de la valeur, de la fiabilité ou de la qualité de l’information qui est communiquée par des tiers.
 
MdFC suit des comptes selon la pertinence à son mandat; la décision de suivre tout compte ne signifie pas qu’elle l’appuie ou qu’elle endosse les propos émis. Le fait de répéter un commentaire d’un abonné ou d’un utilisateur ne signifie pas une approbation de MdFC et ne devrait pas être interprété comme l’indication d’un changement de la position officielle de MdFC. L’association n’est donc pas responsable, au-delà de ses obligations de vigilance, des opinions émises par des tiers par l’intermédiaire des différents médias sociaux qu’elle administre ou utilise.
 
MdFC n’est pas responsable du contenu des sites sur lesquels pointent des hyperliens publiés dans nos messages et dans les commentaires publiés dans nos médias sociaux. Lorsque MdFC publie dans ses messages des hyperliens menant à un autre site que le sien, c’est qu’il s’agit de sites dont l’information est jugée pertinente pour les abonnés. Il ne faut pas y voir un biais favorable de la part de MdFC ni une quelconque forme d’appui implicite ou explicite à l’égard de l’exploitant du site en question ou de son contenu.
 
MdFC se réserve le droit de se désabonner de comptes ou de bloquer des abonnés ou usagers qui publient du contenu qui va à l’encontre de la présente politique, de ses principes ou de sa mission. MdFC se réserve le droit de modifier, de refuser ou de supprimer des commentaires ou publications jugés inappropriés ou qui ne contribuent pas au déroulement normal de la discussion.
 
8. LANGUE UTILISÉE
 
Les messages de MdFC sont publiés en français.
MdFC peut partager du contenu en anglais provenant de partenaires ou de sites d’intérêts pour ses abonnés.
 
9. RÉPONSE
 
Des messages adressés à MdFC peuvent être affichés sur un réseau social administré ou utilisé par MdFC; un utilisateur autorisé est ainsi mandaté pour les suivre et pour analyser les opportunités de réponse. Bien que MdFC ne soit pas en mesure de répondre individuellement à toutes les questions et remarques, celles-ci seront traitées au cas par cas et un utilisateur autorisé y répondra selon leur légitimité et pertinence. Une réponse pourra être affichée dans les commentaires, rédigée comme un nouvel ajout ou pourra être transmise en privé à la personne concernée, le cas échéant.
 
Malgré que tous les commentaires nous étant destinés sont lus et pris en compte, MdFC n’est pas toujours en mesure d’alimenter et surveiller ses comptes en temps réel. Les délais de réponse peuvent varier en fonction du sujet et de la complexité du commentaire.
 
Si vous voulez communiquer avec nous à des fins de correspondance officielle, consultez la partie
« Nous contacter » de notre site www.medecinsfrancophones.ca.
 
10. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
 
10.1 Président
Le président du conseil d’administration est le principal porte-parole du conseil en ce qui a trait à la vision et mission de MdFC. En son absence, le vice-président agit en lieu et place de ce dernier. Il collabore avec la direction générale pour favoriser des communications et des relations constructives avec les publics externes.
 
10.2 Direction générale
La direction générale est la principale porte-parole de MdFC en ce qui a trait à la stratégie, la gestion et à l’administration.
 
Afin d’assurer que la personne affectée aux communications est choisie en conformité avec les exigences essentielles de la fonction de communication, la direction générale coordonne l'action avec le président et parle officiellement en son nom. 
 
Elle veille à ce que les personnes désignées les porte-paroles reçoivent la formation et le perfectionnement si nécessaire et elle désigne les personnes qui seront des utilisateurs autorisés.
 
Elle s’assure de l’élaboration de la politique sur les médias sociaux, de son actualisation, de sa diffusion et de sa révision.
 
10.3 Administrateurs
Les administrateurs à qui l’on demande de faire des commentaires sur MdFC ou de la représenter en informe le président et la direction générale. Les administrateurs ne peuvent intervenir dans les communications externes, ou parler au nom de MdFC, sans l’approbation du président, conjointement avec la direction générale.
 
10.4 Dirigeants ou autres membres du personnel
Les dirigeants ou autres membres du personnel à qui l’on demande de faire des commentaires sur MdFC ou de la représenter en informent et consultent la direction générale afin de déterminer la meilleure façon de procéder et de choisir le représentant approprié. Elle fournit le soutien nécessaire pour la préparation des communications médiatiques.
 
10.5 Membres (président et membre de comité ou de groupe de travail)
Les Membres à qui l’on demande de faire des commentaires sur MdFC ou de la représenter en informent la direction générale. Les membres, à ce titre, ne peuvent intervenir dans les communications externes sans l’approbation de la direction générale.
 
10.6 Comité de règlements et politiques
Ce comité est responsable de valider et de mettre à jour les règlements et politiques de MdFC et en faire la recommandation au conseil d’administration. De plus, il étudie toute proposition pour améliorer la compréhension, la transparence et la cohérence des règlements et politiques de l’association. Enfin, il s’assure que les règlements et politiques soient conformes aux lois en vigueur.
 
10.7 La personne responsable de la gestion de l’information et des connaissances
Elle effectue une vigie journalière, lors des jours ouvrables, sur l’utilisation et les contenus des médias sociaux et s’assure que la présente politique est respectée.
 
Elle gère et s’assure d’alimenter les différents réseaux sociaux de MdFC.
 
Elle signale rapidement à la direction générale toute situation susceptible de contrevenir à la présente politique et participe à la recherche de solutions.
 
Elle analyse les données liées à l’utilisation des médias sociaux afin de moduler le plan de communication et les stratégies qui y sont associées.
 
Elle se tient à jour concernant l’évolution de cette technologie.
 
11. ENTRÉE EN VIGUEUR
 
La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d’administration de MdFC.
MdFC se réserve le droit de modifier sa Politique officielle sur l’utilisation de médias sociaux sans préavis.
 
 
ANNEXE 1 – DÉFINITION DES TERMES RELIÉS AUX RÉSEAUX SOCIAUX
 
Blogue
Carnet ou journal en ligne dont les articles sont classés en ordre chronologique inverse.
 
Géolocalisation
Site permettant d’informer ses contacts de l’endroit où on se trouve et d’y partager des photos et commentaires à propos de ce lieu.
 
Média social
Toute forme d’applications, plateforme et média virtuel en ligne visant à faciliter l’interaction, la collaboration, la création ainsi que le partage de contenu.
 
MÉDIAS SOCIAUX CONCERNÉS
 
Il existe plusieurs types et catégories de médias sociaux. Sans les définir, voici ce qui est considéré comme étant un site de médias sociaux :
Blogues (par ex. : Blogger, Wordpress et les blogues hébergés par des médias traditionnels);
Encyclopédies en ligne ou wiki (par ex. : Wikipédia)
Forums (par ex. : Yahoo! Groups, Google Groups, Wave, MSN Messenger);
Géolocalisation (par ex. : Foursquare);
Microblogues (par ex. : Twitter);
Monde virtuel (par ex. : Second Life et Virtual Ability Island);
Réseaux de partage de signets (par ex. : Delicious et Digg);
Réseaux de partage de contenu (par ex. : YouTube, Instagram et Flickr);
Réseaux professionnels (par ex. : Linkedln);
Réseaux sociaux (par ex. : Facebook, MySpace, Friendster, Google+ et Tumblr);
 
Mentionnons que ces catégories ne sont pas compartimentées. Ainsi, un média social peut appartenir à plus d’une catégorie. Ce guide s’applique donc aux médias sociaux dans leur ensemble, peu importe leur type.
 
Microblogage
Site permettant de diffuser de courts messages à une ou plusieurs personnes et de lire les messages des autres.
 
Nétiquette
Ensemble des conventions de bienséance régissant le comportement des internautes dans le réseau, notamment lors des échanges dans les forums ou par courrier électronique.
 
Propos litigieux
Un propos litigieux au sens de la présente politique s’entend de :
Contenu portant atteinte aux droits fondamentaux d’autrui (notamment au droit du respect de la vie privée, de sa dignité, de sa réputation et à la confidentialité de ses renseignements personnels);
Contenu discriminatoire, de propagande ou irrespectueux (notamment une attaque, une insulte, un langage menaçant ou obscène, des propos homophobes, sexistes ou méprisants à l’égard des personnes handicapées, du harcèlement, du chantage ou une image dégradante);
Contenu indésirable (notamment du contenu commercial, publicitaire ou pourriel destiné à faire la promotion d’une idée, d’un service ou d’un bien matériel ou immatériel n’étant pas autorisé par la direction générale de l’association) à apparaître en lien avec MdFC;
Contenu illégal.
 
Renseignement confidentiel
Une donnée ou une information dont l’accès et l’utilisation sont réservés à des personnes ou entités désignées et autorisées. Ces renseignements comprennent tout renseignement stratégique, financier, commercial ou scientifique détenu par l’association; ce qui inclut tout renseignement dont la divulgation peut porter préjudice à une personne en lien avec MdFC, à un utilisateur de l’association ou à l’association.
 
Réseau de partage de contenu
Site permettant aux internautes de diffuser des documents de toutes sortes.
 
Réseau de partage de signets
Site où des utilisateurs peuvent partager des liens vers des sites Web.
 
Réseau social
Ensemble d’identités sociales telles que des individus ou encore des organisations sociales reliées entre elles par des liens créées lors des interactions sociales.
 
Wiki
Site Web collaboratif où tous les utilisateurs peuvent modifier ou créer des pages.
 
 
ANNEXE 2 – TABLEAU DE SYNTHÈSE DES PRINCIPES LÉGISLATIFS ET DU DROIT APPLICABLE
 

Droit/Loi

Dignité, honneur et réputation

Respect de la vie privée

Secret professionnel et confidentialité

Liberté d’expression

Obligations des employés et harcèlement psychologique

Utilisation en cas de litige

Charte des droits et libertés de la personne

Article 4

Article 5

Article 9

Article 3

 

 

Code civil du Québec

Articles 3 et 35

Article 3, 35 et 36

 

 

Articles 1463, 2085 et 2088

 

Code des professions et codes de déontologie

 

 

Présents dans les codes de déontologie

 

 

 

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

 

 

Ensemble de la loi

 

 

 

Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information

 

 

 

 

 

Ensemble de la loi

Loi sur les normes du travail

 

 

 

 

Articles 81.18 à 81.20

 

 
 
LOIS ET RÈGLEMENTS
 
Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ, c. C-12);
Code civil du Québec (RLRQ, CCQ-1991);
Code des professions (RLRQ, c. C-26);
Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (L.C. 2000, c. 5);
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1);
Loi sur les normes du travail (RLRQ, c. N-1.1).